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Présentation
L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris est à la fois une Grande École d’ingénieurs et un institut de recherche (17 laboratoires) de réputation internationale jouissant d’une forte culture d’excellence scientifique (6 Prix Nobel). L’enseignement et la recherche se situent à la croisée du savoir et du savoir-faire en physique, chimie et biologie.
Description du poste
Le/La gestionnaire aura pour mission de réaliser des actes de gestion administrative et financière dans le respect de la réglementation et des usages en vigueur.
Il/Elle exercera ses missions au sein de deux laboratoires de Recherche, placés sous la double tutelle du CNRS et de l’ESPCI Paris, avec une répartition basée sur l’équivalent de 2 mi-temps. Ces laboratoires sont tous les deux, localisés à l’ESPCI Paris.
Il/Elle collaborera avec une autre gestionnaire à plein temps dans chacun des laboratoires.
Les tâches à réaliser seront réparties en 4 axes :
1. L’administratif
• Veiller à la tenue, au classement et à l’archivage des dossiers
• Mettre à jour les procédures de fonctionnement du laboratoire et proposer des pistes d’optimisation
• Mettre à jour les indicateurs de suivi des tutelles
• Assurer le suivi des contrats de maintenance et leur renouvellement
• Assurer la tenue d’un inventaire des immobilisations
• Assurer une veille règlementaire sur les domaines dont il/elle a la charge.
• Entretenir le stock de fournitures de bureau, consommables d’impression et d’entretien, de produits alimentaires de base (café…)
• Relever et distribuer le courrier
• Être l’interface avec la logistique pour les dysfonctionnements relevés au quotidien (pannes diverses, ménage)
2. Le financier
• Effectuer les commandes par bons de commande (logiciels de gestion GESLAB et CIRIL)
• Transmettre les informations nécessaires à la création de nouveaux fournisseurs
• Suivre les livraisons et la facturation
• Prévenir les contentieux en traitant les réclamations
• Organiser les missions des agents (ordre de mission, voyage, logement)
• Traiter les états de frais au retour des agents.
• Traiter les autres demandes de remboursement
• Mettre à jour les indicateurs de suivi des tutelles
3. Les ressources humaines
• Accueillir les nouveaux entrants, dans le respect des procédures en vigueur, en leur fournissant les outils pratiques nécessaires à leur installation
• Mettre à jour l’organigramme
• Accompagner les chercheurs invités (voyage, logement, contrat)
4. La vie de l’unité
• Organiser les rencontres (séminaires, déjeuner-débat, réunions avec les tutelles, visite des divers comités)
• Contribuer à la diffusion de l’information (affichage)
Connaissances et qualités recherchées
• Expérience d’au moins un an sur des fonctions similaires
• Connaissances du fonctionnement des établissements publics et en particulier d’enseignement supérieur et de recherche (non obligatoire mais fortement apprécié)
• Connaissance générale des règles et techniques de comptabilité et de gestion dans les entreprises.
• Maîtrise de logiciel de gestion (non obligatoire mais fortement apprécié)
• Connaissance des règles et techniques de secrétariat et d’administration
• Maîtrise des outils de bureautique courant
• Anglais : niveau intermédiaire (être capable de s’exprimer à l’oral et à l’écrit avec les personnels anglophones)
• Bonnes qualités de rigueur et d’intégrité.
Savoir être
• Goût pour la polyvalence
• Sens de l’écoute
• Autonomie
• Proactivité et sens du service
• Sens de l’organisation (maîtrise des délais) et rigueur
• Capacité d’adaptation et à travailler en équipe
• Aisance relationnelle (nombreux contacts avec les chercheurs et les fonctions support)
Formation requise :
• Diplôme de niveau bac+2 (DUT, BTS) ou bac+3 (Licence) en gestion, comptabilité, secrétariat
Type d’emploi :
• Temps plein
• Le poste est à pourvoir au 2 janvier 2020
Modalités de recrutement :
• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d’autres fonctions publiques ;
• par voie contractuelle pour une durée d’un an renouvelable pour les agents non titulaires.
Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel aux adresses suivantes :
à : recrutement@espci.fr
Les candidats sont invités à indiquer leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)
Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.