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PRESENTATION DE L’ESPCI :
L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de haut niveau dotés d’un solide bagage théorique et expérimental. Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an).
Distinguée par 6 Prix Nobel (dont les 2 obtenus par Marie Curie), elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.
Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.
L’ESPCI fait partie de l’Université Paris Sciences & Lettres. Numéro 1 du classement mondial des jeunes universités publié par le Times Higher Education, PSL figure aussi dans le top 50 des meilleures universités mondiales (notamment du classement de Shanghai).
L’ESPCI est engagée dans un vaste projet de rénovation de son campus parisien qui fera d’elle un des sites scientifiques les plus modernes de Paris.
PROFIL DU POSTE
Missions et responsabilités :
Il (elle) est chargé(e) en particulier d’une mission d’assistance du Secrétaire général et d’appui aux Affaires juridiques et commande publique. Sur ces volets, il (elle) assure la permanence et le suivi des dossiers en l’absence du Secrétaire général et de la Responsable des affaires juridiques et de la commande publique.
Il (elle) est notamment chargé(e) des missions suivantes :
Fonctionnement du Secrétariat général :
Gestion des bons de commandes relevant du Secrétariat Général
Gestion des agendas (prise de rendez-vous, programmation des réunions de travail et des instances de concertation…)
Gestion des réservations de salles
Contribution à l’organisation des événements institutionnels.
Organisation et communication des informations internes et externes liées au fonctionnement du Secrétariat Général
Rôle de référent sur les outils de signature électronique de l’Ecole (CERTINOMIS, Universign, etc.) : relations avec le fournisseur, paramétrage, création des comptes et des certificats, communication et formation interne
Assistance du Secrétaire général dans ses missions et dans l’organisation des instances :
Travaux de secrétariat classique (réception et orientation des appels téléphoniques, gestion des courriers et des e-mails, suivi des parapheurs et , frappe et mise en forme de courriers et de notes, classement et archivage papier et numérique…)
Préparation et organisation des différentes instances et des réunions institutionnelles (conseils d’administration, réunions internes et externes, comités de pilotage organisés par l’université PSL…) : recueil des informations, préparation de l’ordre du jour, envoi des invitations, réservation de salle ou gestion des outils d’organisation à distance, préparation des dossiers…
Participation aux réunions : montage des dossiers, prise de notes, rédaction des comptes-rendus et des relevés de décisions, suivi des actions
Retranscription des procès-verbaux des séances du Conseil d’Administration de l’ESPCI et des instances consultatives
Appui administratif aux Affaires juridiques et à la commande publique (missions confiées dans le cadre d’un rattachement fonctionnel à la Responsable des affaires juridiques, jusqu’à 50% du temps de travail) :
Mise en œuvre du contrôle de légalité et rôle de référent sur les outils de transmission à la Préfecture (CERTIGREFFE : demandes de certificat, suivi des dates d’échéance)
Gestion de la documentation finale relative au Conseil d’administration : classement, archivage, communication de la version finale aux services demandeurs, mise à jour du tableau de suivi des délibérations et de la page intranet
Gestion de la documentation contractuelle (commande publique : devis, contrats, marchés et certains contrats relatifs aux activités de l’Ecole) : circuits de signature, classement, archivage, mise à jour du tableau de suivi et de la page intranet
Appui au suivi d’exécution de certains marchés et contrats (reconductions, avenants)
Démarches administratives ponctuelles auprès d’autorités publiques ou de partenaires
D’autres travaux pourront être confiés en fonction de l’évolution des besoins du Secrétariat général.
PROFIL DU CANDIDAT
Le poste nécessite une expérience confirmée sur des missions similaires et une grande autonomie dans la prise en charge des dossiers.
Connaissances et qualités recherchées :
Intérêt marqué pour l’environnement scientifique
Savoir-faire :
– Qualités rédactionnelles
– Aisance dans l’utilisation des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Beesy)
Profil requis :
– Très bonnes qualités rédactionnelles
– Polyvalence, autonomie, sens de l’organisation
– Disponibilité, sens de l’écoute
– Esprit de synthèse et d’analyse
– Capacité à prendre des initiatives et à gérer des priorités
– Capacité à faire preuve de réactivité face aux situations urgentes ou imprévues
– Rapidité et efficacité
Environnement hiérarchique :
Sous l’autorité hiérarchique du Secrétaire Général de l’ESPCI (évolution possible en fonction de l’évolution de l’organisation du Secrétariat Général)
ACCÈS
Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 stations Vélib proches
MODALITÉS DE RECRUTEMENT
Catégorie : B
Filière : Administrative
Corps : Secrétaire administratif
Le poste est à pourvoir :
• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d’autres fonctions publiques ;
• par voie contractuelle pour une durée d’un an renouvelable pour les agents non titulaires.
Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à : regis.rosmade@espci.fr et recrutement@espci.fr
Les candidats sont invités à indiquer leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)
Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.
Poste à pourvoir à compter du 1er avril 2023