Assistant.e Administratif.ve à la Direction des Etudes et aux Relations Internationales

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est la première école d’ingénieurs française au classement de Shanghai (classe 300/400).
Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d’excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche.
Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 11 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l’enseignement.
L’ESPCI Paris est établissement composante de PSL, Paris Sciences et Lettres.
Chaque promotion est composée de 90 élèves Ingénieurs ESPCI.
Ils suivent une formation de 3+1 an facultatif pluridisciplinaire en Physique, Chimie, Biologie.
L’assistant.e administratif.ve à la Direction des Etudes et aux Relations Internationales est placé.e sous l’autorité hiérarchique du Directeur des Etudes et pour les relations internationales de la chargée de mission aux relations internationales.
Elle/Il est placée sous la coordination de la/le Gestionnaire administratif.ve et financièr.e à la Direction des Etudes.

Missions :
Elle/il intervient de manière transversale à la réalisation des diverses tâches au sein de la Direction des études et devra s’approprier l’usage des logiciels spécifiques (Oasis/ CIRIL).

o Support à la gestion courante du budget
– Edition des bons de commande
– Suivi des factures et des services fait

o Appuie au suivi administratif des stages des élèves ingénieurs ou des étudiants des masters en lien avec PSL et d’autres institutions.
– Validation administrative des conventions de stages
– Réception et rédaction des documents administratifs liés aux stages des élèves-ingénieurs (attestation, avenant)

o Gestion administrative et logistique au sein du service
– Préparation et organisation de réunions/conseils et des évènements (audit, remise des diplôme …)

o Accueil et intégration des étudiants internationaux pendant la période estivale et à la rentrée
– Préparation des réunions d’information à destination des étudiants internationaux
– Réception et rédaction des documents administratifs liés aux stages des élèves-ingénieurs (attestation, avenant)
– Gestion des demandes et renouvellements des logements Crous

o Gestion administrative des bourses de mobilités en lien avec la responsable à la Vie étudiante
– Réception et contrôle des dossiers
– Etablissement, transmission et suivi des documents financiers

o Gestion courante du budget au sein des Relations Internationales
– Création des bons de commande
– Suivi des factures des services fait et de la carte achat

o Aide logistique des éléments au sein des Relations Internationales

Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.

Compétences (savoir-faire) :
• Utilisation des outils informatiques (Excel, Word, Power point)
• Appétence pour les chiffres
• Polyvalence sur l’ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes)

Savoir être :
• Capacité d’adaptation et d’organisation
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Autonomie
• Très bonnes qualités relationnelles
• Travail en équipe

Catégorie : C
Filière : Administrative
Corps : Adjoint administratif

Le poste est à pourvoir :
• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris ;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d’autres fonctions publiques ;
• par voie contractuelle pour une durée d’un an pour les agents non titulaires.

Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à : job-ref-45rutgarfy@emploi.beetween.com en indiquant leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)
Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.

Le poste est à pourvoir pour le 01/02/2024

ACCÈS :
Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 stations Vélib proches