Gestionnaire de la scolarité des doctorants (H/F)

Présentation de l’Ecole Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est la première école d’ingénieurs française au classement de Shangai.
Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d’excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche.
Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 11 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l’enseignement.

Contexte

La direction d’Appui à la recherche est un service dédié au montage et à la gestion administrative et financière des projets de recherches portés par l’ESPCI et de la scolarité des doctorants.
Au sein de cette direction, le / la chargé.e d’appui aux projets de recherche assure le montage de projets de recherche complexes et/ou stratégiques de l’ESPCI-Paris-PSL en lien avec les autres établissements de PSL et les autres services supports de l’ESPCI.

Rattachement du poste  :

Le poste est rattaché à la Directrice de la Direction d’Appui à la Recherche

La Direction d’Appui à la recherche est composée d’une directrice, d’un.e adjoint.e, d’un.e chargé.e de mission europe, d’un.e chargé.e d’appui à la recherche, d’une gestionnaire financière des contrats de recherche et d’une gestionnaire de la scolarité des doctorants. La DAR s’articule autour de plusieurs grands domaines :
• Le montage administratif et financier des projets déposés par l’ESPCI en réponse aux appels à projets nationaux et internationaux.
• La gestion administrative et financière des contrats de recherche, de chaires et de mécénats
• Le suivi et la gestion prévisionnelle du budget investissement, fonctionnement et du budget de masse salariale des contrats de recherche
• La gestion administrative de la scolarité des doctorants de l’ESPCI et de l’Institut Curie.
• La participation aux projets de recherche structurants coordonnés au niveau de PSL

Missions et responsabilités :

Placé(e) au sein du département DAR, le ou la gestionnaire scolarité des doctorants assurera la gestion administrative des étudiants depuis leur inscription en thèse jusqu’à la délivrance du diplôme du doctorat.

Activités principales

Gestion administrative de la scolarité des doctorants :
• Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat
• Aider à la récupération des encaissements de frais de scolarité reçues en lien avec le service comptabilité de l’ESPCI
• Renseigner, vérifier la base de données ADUM et vérifier l’intégrité des saisies
• Contrôler les dossiers de candidature, assurer la tenue de tableaux de bord d’après les données extraites de l’application de gestion des doctorants (ADUM)
• Assurer la commande et la délivrance aux doctorants des cartes d’étudiants
• Effectuer des requêtes et remplir les tableaux des indicateurs de l’ESPCI
• Elaborer des tableaux d’indicateurs (enquête SISE)

Organisation des soutenances de doctorat et HDR :
• Préparer et organiser les soutenances
• Contrôler et valider les informations saisies par les doctorants relatives aux membres du jury, à la composition du jury et ce en conformité avec la réglementation, éditer les courriers aux rapporteurs, coordonner la réception des pré-rapports, obtenir les signatures pour l’autorisation de soutenir, éditer le procès-verbal de l’avis de soutenance, envoyer les convocations au jury et au candidat, réceptionner et traiter les PV et les documents de soutenance

Délivrance des diplômes
• Editer et envoyer les attestations de réussite aux docteurs
• Editer et envoyer les diplômes

Accueil et recrutement des doctorants
• Conseiller et orienter les doctorants auprès des différents services de l‘ESPCI et des écoles doctorales
• Informer les doctorants étrangers des procédures administratives françaises en lien avec le service des relations internationales de l’ESPCI
• Participer à la mise en place des contrats doctoraux en lien avec la Direction des Ressources humaines de l’ESPCI : collecter les fiches de renseignement et documents nécessaires à l’établissement des contrats
• Mettre en place les conventions de cotutelles
• Assurer le suivi des missions doctorales d’enseignement et des conventions de reversement associées.
• Organiser annuellement la journée d’accueil des doctorants
• Transmettre aux doctorants les actualités concernant leur doctorat

Profil

Connaissances transversales requises :
• Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d’inscription et de validation des diplômes de doctorat
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France 
• Maitrise de l’anglais appréciée
Savoir-faire requis :
• Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution des problèmes
Capacité à interagir avec les structures dédiées au doctorat
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser
Savoir-faire :
• Avoir le sens de l’accueil
• Faire preuve d’organisation et de précision
• Utiliser des logiciels de bureautique
• Planifier son travail
• Travailler en équipe
Savoir-faire transversaux :
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir être :
• Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel
• Aptitude à travailler en équipe
• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Polyvalence et capacité d’adaptation

Expérience professionnelle souhaitable :
• Expérience souhaitée dans un service de scolarité au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Modalités de Recrutement
• Catégorie : Catégorie C
• Filière : Administrative

Le poste est à pourvoir :
• par voie contractuelle pour une durée de six mois pour les agents non titulaires.

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.
Poste à pourvoir à compter dès que possible

Contact  :
Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à lucie,ebran@espci,fr et recrutement@espci.fr en indiquant leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)
Pour tout complément d’informations, contacter : Lucie EBRAN (lucie.ebran@espci.fr)

Lieu :

10, Rue Vauquelin 75005 Paris

Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 Vélib’ stations à proximité.